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      企業家時間管理的“兩個社會、三個原則和四個象限”

      企業家時間管理的“兩個社會、三個原則和四個象限”

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      編輯: 喵星人
      信息來源: 增長研究社
      更新日期: 2022-09-06 06:58:25
      摘要

      創業企業的創始人和核心高管,往往面臨各方面的挑戰:產品服務創新、商業模式迭代、團隊高效協作、組織能力提升…

      • 正文開始
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      創業是一種無止境的自我探索。只有不斷培養個人,企業才能成長。

      企業家的創始人和核心高管經常面臨各方面的挑戰:產品和服務創新、商業模式迭代、高效的團隊協作以及組織能力的提升.這些挑戰要求管理者擁有超強的腦力、腦力和體力。除了不斷吸引更優秀的人才,“自求多?!笔潜匾淖龇?。

      借助“管理者心智模型”,幫助創始人更好地感知自己在企業中的角色,進而懂得如何分配時間和精力。本文關注的是企業家的時間管理。

      時間管理的關鍵是什么?時間管理需要掌握“兩學”的原理和做事方法。時間投資通過“時間管理矩陣”進行分析。實踐時間管理的工具:制定一個好的周計劃,時間管理的關鍵是什么?.

      時間管理是一個長期困擾許多企業家的重要問題。試想:一個優秀的企業家如果不能很好地管理自己的時間,又怎么可能管理幾十個、幾百個、幾千個團隊和龐大的企業呢?

      先管理好自己,才能管理好企業。

      但是很多人對時間管理有一個誤區:他們的理解是把事情做得更快。比如你現在手里有10樣東西。你是否在思考如何更快更好地完成它們?但其實你應該思考的是:哪些事情對我來說是有意義的,你是否應該花時間認真去處理?有哪些與你無關,可以直接放棄的事情?因為,把瑣事做得更有效,只會空出時間給更多的瑣事。

      我們先來看幾代時間管理理論的演變:

      第一代理論側重于在繁忙時間使用筆記和備忘錄來分配時間和精力;第二代理論強調日歷和日程,反映出時間管理已經注意到規劃未來的重要性;第三代是流行的講求優先的觀念,即根據事情的輕重緩急,設定短、中、長期目標,然后制定計劃逐日實現目標,分配有限的時間和精力,爭取最高的效率。

      第四代理論與以前的理論完全不同,因為它從根本否定了“時間管理”這個說法。主張關鍵不在于時間管理,而在于個人管理/人生管理;在這里引入了指南針的概念。指南針比時鐘更重要,因為它們被用來確定方向(選擇)。

      生活怎樣才能更有成效?這背后的鏈接實際上是你的使命、目標、計劃和執行.你的個人使命告訴你該做什么和不該做什么。

      我們都說:先做對的事,再做對的事。所以,你的第一步是確定這件事值得做,應該做。否則,發展的階梯就是靠錯了墻,你要爬到頂才發現這不是你想去的地方。

      時間管理需要掌握“兩個學會”

      因此,從這個角度來看,時間管理有兩個真正的挑戰:

      第一個挑戰:學會選擇。

      選擇你同意的和不同意的。你可以嘗試做到“兩者兼得,再來,再來,再來”,但最重要的是要有所取舍。

      作為企業的頭號陣地,要抓住“最重要的”,有效實現突破,而不是面面俱到。有的老板比較小心,說他就是這樣的性格。誠然,改變一個人的性格很難,但可以先改變一個人的思想。

      比如問自己:為什么總是擔心員工沒有能力比自己做得更好?但是如果老板一直自己做,員工的能力怎么提高?企業1號位要抓大放小,不要覺得自己特別忙就很有成就感。

      許多第二個挑戰:學會say no。人說,你怎么能對你的老板說不!我想說的是,為什么不試一試?敢于說不

      鍵是你有自己堅持的重要的事情、你能確保自己清楚對方的期望并照顧對方的需求,且積極尋找替代方案。

      比如,年初就和老板商定本季度3件最重要的事情,如果老板突然提出了第4件事。這時可以和老板評估一下幾件事的優先級,如果結論是新事情更重要,那可以靈活地去做調整,但同時需要讓老板知道現有的資源沒辦法高質量完成所有的事。

      時間管理的原則及做事方式

      “學會選擇”和“say no”對時間管理來說非常重要,不僅對工作,對生活來說也是一樣。這里涉及到的原則是:誠實地按照你的優先事項做事。

      從操作層面講:

      第一、思維(觀)層面,高效能的人會把時間花在最重要的事情上,低效能的人把時間花在最緊急的事情上。

      第二、實踐(為)層面,專注于最重要的事情,放棄不重要的事情,做每周計劃,選擇時保持真實。你要知道什么是最重要的事情,然后放棄那些不重要的事情,這里有一個具體的方法——“每周計劃”,每天太短,每月太長,周是一個最適合的時間區間。

      第三、結果(得)層面:危機事務處理逐漸減少,生產力提升,擁有更平衡的生活和更寧靜的心靈。這個不是雞湯,創業是一條漫漫長路,一個擁有寧靜心靈的企業1號位對一個組織來說是福氣。

      有的同學可能看過“大石頭”概念的視頻。有一個玻璃器皿,還有一些大石頭,小石頭,和一堆沙子。老師問如何把所有東西裝入器皿。

      有個人先放小石頭、再放大石頭,發現怎么塞都塞不進去,好多大石頭都留在外面;后來,先把大石頭放在器皿里面,再裝小石頭,最后把沙子往里倒,結果搖一搖拍一拍,差不多都裝進去了。就是有一些小石頭和沙子裝不進去也無所謂。

      小石頭就像瑣事一樣,做不完就做不完了,關鍵是別把大石頭別漏了。什么是你人生的“大石頭”?一個人無論在工作還是生活中一定有多個不同的角色。即便是創業者,你的“大石頭”肯定不是只有一顆。至于你的“大石頭”具體是什么,這需要每個人自己回答。

      通過“時間管理矩陣”分析時間投入

      當你認識到“選擇”和“say no”的重要性后,我們可以來談談效能了。這里,我給大家提供一個「四象限」的概念——第一象限重要且緊急、第二象限重要不緊急、第三象限緊急不重要、第四象限既不重要既不緊急。

      第一象限代表既緊急又重要的事情,比如說處理怒氣沖沖的客戶的問題、解決程序的BUG等等。這是生存象限,在這個象限的挑戰往往是因為被延誤或因為沒有進行足夠的預防和籌備。

      第二象限包括重要但不緊急的事情。這是效能象限。在這個象限多投入時間,將提高我們的辦事能力。對這一象限進行投入將使第一象限縮小。

      第三象限包括很多緊急卻不重要的事情。這是一個欺騙象限,很多時候是第一象限的幻象。我們在這里花費很多時間,滿足他人優先考慮的事情和期望,卻認為自己在干第一象限的事情。

      第四象限指那些既不緊急也不重要的事情,這是浪費象限。因為我們被第一象限和第三象限折騰得傷痕累累,所以為了緩口氣經?!疤颖堋钡竭@里呆一會兒。

      每次聊到「四象限」,就會有人說:我們打工人哪有時間做重要不緊急的事情啊,我們天天被老板逼著做重要且緊急的事情。確實,這是一個生存象限。但如果你百分之百的時間在做重要且緊急的事情,那可能你一輩子都會在忙亂中度過,而且并沒有因此得以成長。

      只有把一定的時間安排在第二象限,你才會越來越從容。理想美好,但現實骨感。很多對老板來交到你手里的事就是你的第一象限。但即便如此,你也要想辦法騰一小部分時間給第二象限,哪怕從5%開始,不然你會永遠都處在一個被動的狀態。

      老板認為只要我不斷增加助理的人數,就可以完成無窮多的事情。這違背了80/20原則。很多時候,業務結果好壞和人數多少沒有太直接的關系,人越多反而導致溝通越復雜。關鍵是在公司最重要的幾件事情上是否有突破。

      這里總結一下:第一象限的事情,全力以赴,速戰速決;第二象限的事情,有條不紊,未雨綢繆;第三象限的事情,花時間集中處理,或者請人代辦,或者直接拒絕;第四象限的事情,有空再做,或者干脆不做。

      踐行時間管理工具:做好“周計劃”

      我在不同場合給創業者、公司的管理者講過時間管理,大多數時間只是作為一個知識點呈現,但收獲的關注感悟非常多??梢姇r間管理是一個普遍的痛點問題。

      很多創業者會迫切地想要找到即時可用的工具來管理自己的時間。除了上面談到的原則以及四象限判斷工具,還有一個更落地的日常工具可供大家實操:就是做“周計劃”。那具體要怎么操作呢?

      第一步,明確你的使命、角色和目標,以及相對應你期待的貢獻和結果,這是做周計劃的第一步,時刻鏈接你的人生使命和愿景。

      第二步,計劃“大石頭”。

      舉個例子:你是一家公司的業務主管,同時也是兩個孩子的父親。下周你有兩個重大的工作會議,還有一個孩子家長會和一次年度家庭聚餐。那這四件事情就是你下周的“大石頭”。你需要把這四件事情提前放入下周的工作日程中。

      第三步,然后再安排其余的事情。當你抓住自己的“大石頭”之后,其他事情可以通過“授權”的方式讓其他人來做,不一定非要自己親力親為。這一點對創業者、CEO來說尤其重要。還有一些更瑣碎小事miss就miss了。

      我一般建議在每個星期日安排半個小時時間, 找一個安靜的地方,回顧一下自己的使命、角色、目標,思考你下一周要做的哪幾件事情是跟這些相關的,需要確保預留足夠的時間完成。另外記住在選擇的時候需要誠實。

      時間管理是一個需要長期養成的習慣,一旦決心改變,就要堅持下去。堅持一段時間后,你會看到做事效率及效能的變化。對于創業者來說,良好的時間管理是提升個人領導力,管理好公司的一個隱性優勢。

      作者 | 徐益峰 首席組織官合伙人,擁有20多年人力資源從業經驗。

      來源 | 源碼資本 為企業創造價值,與創業者同成長

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